Beszerzési koordinátor
Where exceptional talents scale what matters.
Swicon Minds is a curated community of 450+ senior top talents working on complex enterprise challenges, while operating within a stable, structured, and supportive ecosystem.
Summary
Budapest, HUN
Hybrid
Medior
Introduction
Partnerünk vezető informatikai és digitális megoldások szolgáltatója, amely innovatív technológiai szolgáltatásokat kínál ügyfelei digitális átalakulásához. Szakértelmük az IT-infrastruktúrára, a szoftverfejlesztésre és a kiberbiztonságra terjed ki, biztosítva a vállalatok számára, hogy megőrizzék és fokozzák versenyelőnyüket.
Description
- A projektvezető napi szintű támogatása a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos feladatokban, önállóan és csapatban (tagvállalati és társosztályi szinten is).
- A beszerzési megrendelésekhez kapcsolódó adminisztratív feladatok ellátása: dokumentációk készítése (memorandumok, jegyzőkönyvek, státuszjelentések, emlékeztetők, diagramok, folyamatábrák, tervdokumentációk, leírások).
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos megbeszélések következtében felmerülő feladatok nyomon követése, státuszuk kezelése és szükség esetén eszkalálása/delegálása.
- Kis- és nagycsoportos megbeszélések szervezése és lebonyolítása a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatban, a releváns információk azonosítása, összegyűjtése, rendszerezése és átadása.
- Kapcsolattartás belső érintettekkel a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos információáramlás biztosítása érdekében, a RACI mátrix szerinti információáramlás biztosítása (amennyiben szükséges).
- A projektvezető munkájának proaktív segítése a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos operatív feladatok gördülékeny végrehajtásában.
- Meetingeken való aktív részvétel és dokumentálás:
- Értő figyelem a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos megbeszéléseken, értekezleteken.
- Részletes és pontos jegyzetek készítése a beszerzési megrendelésekre vonatkozó lényeges információkról, döntésekről és feladatokról.
- A jegyzetek strukturált és könnyen visszakereshető formában történő rögzítése (pl. digitális platformon, közös dokumentumtárban).
- A jegyzetekből származó információk szükség szerinti rendszerezése és összefoglalása.
- A megbeszélések során felmerülő, beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos kérdések tisztázása és a szükséges információk beszerzése.
- Adatkutatás és -mappelés:
- A vállalat különböző rendszereiből és forrásaiból származó beszerzési megrendelési adatok összegyűjtése.
- A beszerzési megrendelések részletes elemzése a releváns információk azonosítása érdekében (pl. szállító, termék/szolgáltatás, mennyiség, ár, teljesítési határidő, feltételek).
- A beszerzési megrendelési adatok egységes formátumba történő rendezése és strukturálása (mappelése).
- A beszerzési megrendelési adatok közötti összefüggések feltárása és dokumentálása.
- A beszerzési megrendelési adatok minőségének biztosítása (pl. hiányzó adatok pótlása, hibák javítása).
- Megbeszélt feladatok elvégzése és nyomon követése:
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos feladatok önálló és precíz elvégzése a meghatározott határidők betartásával.
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos feladatok prioritizálása és ütemezése.
- A feladatok elvégzéséről rendszeres és pontos visszajelzés adása a projektvezetőnek vagy a kijelölt felelősnek.
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos feladatok státuszának folyamatos nyomon követése és a felmerülő akadályok jelzése.
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó dokumentációk készítése és karbantartása.
- Mini projektek vezetése (drive-olása):
- A beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos kisebb projektek önálló vezetése és koordinálása.
- A projektek céljainak és ütemtervének meghatározása a beszerzési megrendelésekkel összefüggésben.
- A projektcsapat összeállítása és a feladatok delegálása a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatosan.
- A projektek előrehaladásának nyomon követése és a felmerülő problémák megoldása a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatban.
- A projektkommunikáció biztosítása a projektcsapat és a releváns érintettek között a beszerzési megrendelésekkel összefüggésben.
- A projektek eredményeinek dokumentálása és prezentálása a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatosan.
- Adatbetöltés támogatása és ellenőrzése:
- A konszolidált és tisztított beszerzési megrendelési adatok célrendszerbe történő betöltéséhez szükséges betöltő fájlok (pl. CSV, Excel) elkészítése.
- A betöltő fájlok formátumának és tartalmának validálása a célrendszer követelményeinek megfelelően.
- A beszerzési megrendelési adatok betöltési folyamatának tesztelése a tesztrendszerben.
- A beszerzési megrendelési adatok betöltési folyamatának támogatása az éles rendszerben.
- A beszerzési megrendelési adatok betöltések eredményének ellenőrzése és validálása mind a teszt-, mind az éles rendszerekben.
- A beszerzési megrendelési adatok betöltése során felmerülő hibák azonosítása, dokumentálása és megoldása.
- Együttműködés a technikai csapattal a beszerzési megrendelési adatok betöltési folyamatának optimalizálása érdekében.
Tasks
Beszerzési megrendelések projekt támogatása:
- A projektvezető napi szintű támogatása, önálló és csapatban végzett munka.
- Adminisztratív feladatok ellátása: dokumentációk (memorandumok, jegyzőkönyvek, státuszjelentések, ábrák) készítése.
- Megrendelésekkel kapcsolatos feladatok nyomon követése, státuszkezelés, eszkaláció/delegálás.
- Megrendelésekkel kapcsolatos megbeszélések szervezése, lebonyolítása, információk rendszerezése és átadása.
- Kapcsolattartás belső érintettekkel, információáramlás biztosítása (RACI elvek mentén).
- Operatív támogatás a beszerzési feladatok gördülékeny végrehajtásában.
Meeting részvétel és dokumentáció:
- Aktív részvétel, értő figyelem a megbeszéléseken.
- Jegyzetelés, információk strukturált rögzítése és rendszerezése.
- Felmerülő kérdések tisztázása, szükséges adatok beszerzése.
Adatkezelés és -elemzés:
- Beszerzési adatok gyűjtése, elemzése, mappelése és minőségbiztosítása.
- Adatok strukturálása, összefüggések feltárása, dokumentálása.
Feladatvégzés és mini projektek:
- Beszerzési feladatok önálló elvégzése, státuszkövetés, rendszeres visszajelzés.
- Kisebb projektek önálló vezetése, csapatkoordináció, kommunikáció és eredmények dokumentálása.
Adatbetöltés támogatása:
- Betöltő fájlok készítése, validálása, tesztelése és éles rendszerbe történő betöltés támogatása.
- Hibák azonosítása, dokumentálása, megoldása, együttműködés a technikai csapattal a folyamatok optimalizálásában.
Expectations
- SAP S/4HANA és Ariba alapismeret (projekt-, beszerzési/pénzügyi fókusz).
- Magabiztos kommunikáció szóban és írásban.
- Komplex, analitikus gondolkodás, ok-okozati összefüggések átlátása.
- Precíz, strukturált, önálló és csapatban végzett munkavégzés.
- Proaktív hozzáállás, gyors problémamegoldás, jó stressztűrés.
- Kiemelkedő MS Office (különösen Excel) ismeretek.
- Szerződésjogi alapismeretek, SQL- és ETL-ismeretek előny.
- Kiváló időgazdálkodás, priorizálási készség.
- Konfliktuskezelési készség, érzékenység a csapatdinamikára.
- Részletek iránti figyelem és teljes kép átlátása.
- Rugalmasság és alkalmazkodóképesség gyorsan változó környezetben.
Advantages
- Adatbázis-kezelési ismeretek (pl. SQL) előnyt jelentenek.
- ETL (Extract, Transform, Load) folyamatok ismerete előnyt jelent.
Employer's offer
- Hybrid munkavégzés – hosszú távon is
- Versenyképes juttatási csomag
- Belsős rendszeres rendezvények
- Családbarát munkahely
- Kiemelkedő, modern irodai környezet
Apply for this position
Are you suitable for this positon? Click on the apply button and upload your CV!
Share this position
Share this position on your social media platform to help a friend to find his/her dreamjob!
Beszerzési koordinátor
Please provide your information!
Swicon Stories
Real people. Real challenges. Real impact.
„The whole hiring process was a really positive experience for me. I was given the opportunity to move forward professionally and to test myself in a new, more senior role. I was trusted from the start, and I had all the support I needed to take the next step in my career with confidence. They connected me with the right technical contact, and every question I had was answered quickly and clearly, so I never felt left on my own. Communication was smooth, each step built on the one before, and the whole process moved surprisingly fast and without a hitch.”
K. R. – Solution Architect
“Looking back over more than 15 years, Swicon gets top marks from me: it has built itself into a fast-growing multinational, and all the while it has backed its people professionally across the board — it even supported my PMP certification with a proper training course.”
B. T. – Sr. Projectmanager
“I’ve been working with SWICON for almost a year and a half now, and it’s been a positive experience from start to finish. Both the hiring process and the admin side of things ran smoothly, and whenever I had a question, help came quickly. I particularly appreciate how kind and helpful my colleagues are, and the fact that the company genuinely invests in building a community — there are regular programmes and events.
I’ve grown a lot professionally in my time here, too. My tasks and my responsibilities have kept widening, I’ve been able to take on more complex challenges, and I’ve also had the chance to support and mentor others. On the IT side I’ve been given opportunities that made a real difference to where I am professionally, so on the whole I see SWICON as a supportive place that gives you genuine room to grow.”
M. L. – Software developer
Powering mission – critical operations across Europe
200+
successful transformation programs
$1.5B
business value created
50M
secure transactions every month
20+
years of enterprise expertise
450+
senior experts
Trusted by enterprise leaders across the world
